はじめに：海外企業とのオンライン商談でよくある課題
インバウンド需要の拡大や越境ECへの関心の高まりを背景に、海外企業との取引や業務提携を検討する日本企業が増えています。自治体の観光プロモーションや地域産品の海外販路開拓、訪日外国人向けの旅行商品造成など、海外のパートナーと連携する機会は多岐にわたります。
こうした海外企業との商談で活用されているのが、ZoomやMicrosoft Teamsなどを使ったオンライン会議です。移動時間や出張費を削減できる一方、言葉や文化の違い、オンライン特有のコミュニケーションの難しさから、思うように商談が進まないケースもあります。
特に注意したいのが、英語でのコミュニケーションです。相手の話を聞き取ることができても、専門的な内容を正確に理解したり、自社の商品やサービスの魅力を英語で十分に伝えたりすることは、簡単ではありません。
本記事では、海外企業とのオンライン商談を成功させるために、日本企業の観光担当者が押さえておきたい5つのポイントを、英語ネイティブスピーカーのMatthewの視点と経験を交えて解説します。海外企業との商談に不安がある方や、英語での商談を円滑に進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
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オンライン商談の目的とゴールを事前に共有する
海外企業とのオンライン商談を成功させるためには、会議の目的とゴールを明確にすることが重要です。
日本企業同士の商談でも事前準備は欠かせませんが、海外企業との商談では、言語だけでなく商習慣や意思決定の進め方が異なる場合もあります。そのため、何を話し合い、どのような結論を目指すのかを事前に共有しておくことが大切です。
例えば、以下のような項目をアジェンダ（議題）として整理しておくと、商談を進めやすくなります。
- 商談の目的と背景
- 自社の商品・サービスの概要
- 海外企業に期待する役割や協力内容
- 価格、納期、契約条件などの確認事項
- 今後のスケジュールと次のアクション
また、アジェンダは可能であれば英語で作成し、商談の前に相手へ送付しましょう。相手が必要な情報を事前に確認できるため、当日の議論をより具体的なものにできます。
例えば、地域の観光資源を海外の旅行会社に紹介する場合、単に観光地の魅力を説明するだけでは不十分です。想定する旅行者層、受け入れ可能人数、体験プログラムの内容、料金、予約方法など、具体的な情報を整理しておく必要があります。
商談の目的を明確にすることは、英語でのコミュニケーションを円滑にするための第一歩です。
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英語の聞き取りだけでなく、意図を正確に理解する
海外企業とのオンライン商談では、英語を聞き取ることができても、相手の意図まで正確に理解できているとは限りません。
例えば、相手が「We may be able to consider this proposal.」と発言した場合、これは提案を前向きに検討する可能性を示していますが、必ずしも提案への同意や契約の約束を意味するわけではありません。
また、英語では、相手に配慮して直接的な否定を避けたり、条件付きで賛意を示したりすることもあります。言葉の表面的な意味だけで判断すると、商談の進捗や合意内容について誤解が生じる可能性があります。
特に注意したいのが、次のような場面です。
- 商品の価格や取引条件について交渉するとき
- 契約内容や責任範囲を確認するとき
- 納期やサービス提供条件について合意するとき
- 相手が提案に難色を示している理由を確認するとき
こうした場面では、理解できなかった表現をそのままにせず、具体的に確認することが重要です。
例えば、次のような英語表現が役立ちます。
- 「Could you clarify what you mean?」（おっしゃっている意味をもう少し詳しく教えていただけますか？）
- 「Just to confirm, does this mean that…?」（確認ですが、これは……という意味でしょうか？）
- 「Could you give us a specific example?」（具体例を挙げていただけますか？）
ただし、聞き取れた単語をつなぎ合わせて意味を推測することには限界があります。専門用語や複雑な条件が出てくる商談では、英語での会話を理解する力に加え、話の意図や背景を正確に把握することが求められます。
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日本特有の商習慣や商品の魅力を、海外企業に伝わる形で説明する
海外企業との商談では、自社の商品やサービスを英語に翻訳するだけでなく、相手の文化やビジネス環境に合わせて説明することも大切です。
日本では当たり前とされている慣習や価値観が、海外の取引先には十分に理解されていない場合があります。
例えば、地域の特産品を海外の輸入業者に紹介する場合、「伝統的な製法で作られています」と説明するだけでは、その商品の価値が十分に伝わらない可能性があります。
その場合は、次のような情報を具体的に伝えると効果的です。
- どのような製法を採用しているのか
- 一般的な商品と何が違うのか
- 品質管理や安全性についてどのような取り組みをしているのか
- 海外市場でどのような顧客層に適しているのか
- 輸出に必要な認証、表示、物流などに対応できるのか
観光分野でも同様です。
ここで重要なのは、英語として正しい表現を使うことだけではありません。相手が知りたい情報を整理し、商談の目的に沿って説明することが、海外企業との信頼関係の構築につながります。
英語ネイティブスピーカーの視点を取り入れることで、日本企業が伝えたい内容を、海外の相手にとって理解しやすく、魅力的な形に整理しやすくなります。
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英語通訳サービスを活用し、商談の質を高める
海外企業とのオンライン商談を成功させるうえで、有効な選択肢の一つが英語通訳サービスの活用です。
社内に英語が得意な社員がいる場合でも、商談の内容によっては通訳を専門家に任せるメリットがあります。
例えば、担当者が英語での説明と交渉を同時に行う場合、会話の内容を理解することに集中するあまり、自社の利益や今後の事業展開について十分に検討できないことがあります。
また、観光、食品、製造、貿易などの専門分野では、業界特有の用語や商談の背景を理解したうえで、適切に内容を伝えることが重要です。
英語通訳サービスを活用することで、次のようなメリットが期待できます。
① 商談の内容を正確に把握しやすくなる
価格、納期、契約条件、役割分担など、誤解が許されない情報を確認しやすくなります。
② 自社の提案や商品の魅力を伝えやすくなる
担当者は商談の内容や相手の反応に集中しながら、自社の商品やサービスの強みを説明できます。
③ 商談に参加できる人材の幅が広がる
英語に自信がない経営者や商品開発担当者、地域の事業者なども、海外企業との商談に参加しやすくなります。
④ 商談後の認識違いを防ぎやすくなる
通訳者を交えて重要な内容を確認することで、決定事項や次のアクションを整理しやすくなります。ただし、契約条件などについては、会議後に議事録や書面でも確認することが大切です。
通訳サービスを選ぶ際は、英語力だけでなく、オンライン会議への対応経験、業界知識、事前準備の対応範囲なども確認しましょう。
また、一般的な商談なのか、契約交渉なのか、観光プロモーションに関する打ち合わせなのかによって、必要な通訳の専門性は異なります。商談の目的と内容に合ったサービスを選ぶことが重要です。
海外企業とのオンライン商談に、英語通訳サービスを活用しませんか？
海外の旅行会社との商談、インバウンド向けの事業提携、地域特産品の海外販路開拓、海外企業との業務提携など、英語でのオンライン商談にお困りではありませんか？
英語でのコミュニケーションに不安がある場合や、商談の内容をより正確に伝えたい場合は、英語通訳サービスの活用をご検討ください。
株式会社hamonでは、インバウンド観光や海外向けプロモーションに関する知見を活かし、海外とのコミュニケーションをサポートします。
- 海外企業とのオンライン商談における英語通訳
- インバウンド関連事業に関する海外パートナーとの打ち合わせ
- 地域産品や観光コンテンツの海外展開に向けたコミュニケーション支援
対応可能な内容や通訳形式については、商談の目的、専門分野、実施日時などをお伺いしたうえでご案内します。
海外企業との商談や英語通訳サービスについてお悩みの方は、ぜひ株式会社hamonまでお気軽にお問い合わせください。
